Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un control y registro de la jornada laboral de sus empleados, independientemente de si estos trabajan a jornada parcial o completa. Este requisito legal está diseñado para garantizar la transparencia en las horas de trabajo y evitar abusos. Sin embargo, su implementación puede plantear retos administrativos y operativos.
En Ercilla Asesores queremos ayudarle a entender las implicaciones de esta normativa y cómo puede cumplirla de manera eficiente.
¿Qué implica el registro de jornada laboral?
El registro de jornada laboral implica llevar un control diario de las horas efectivas trabajadas por cada empleado, incluyendo:
- Horas de entrada y salida.
- Tiempos de descanso.
- Períodos de formación.
- Desplazamientos, permisos y pausas.
Este registro debe conservarse durante un período de cuatro años y estar disponible en caso de inspección laboral.
Pautas para implementar un control de jornada efectivo
1. Definición de un calendario laboral
Es crucial que cada empresa establezca un calendario laboral anual que refleje la jornada prevista, según lo estipulado en el convenio colectivo aplicable. Esto permite diferenciar entre jornada ordinaria y horas extraordinarias.
Además, los horarios de los empleados deben estar claramente definidos para cumplir con la jornada anual programada.
2. Distribución irregular de la jornada
No todo exceso de jornada diaria se considera hora extraordinaria. Si la empresa aplica un sistema de distribución irregular de jornada (por ejemplo, trabajar más horas en determinados meses y menos en otros), estos excesos no computarán como horas extraordinarias. Es fundamental documentar estas particularidades para evitar malentendidos.
3. Control de las horas efectivas
El control debe incluir tanto las horas trabajadas como los tiempos de descanso o pausas. Algunos consejos para una gestión más eficiente incluyen:
- Uso de sistemas electrónicos: Los sistemas digitales son preferibles a los manuales, ya que reducen errores y facilitan la gestión y almacenamiento de los registros.
- Registros en papel: Si se opta por hojas de registro manuales, cada empleado debe firmar diariamente, no siendo suficiente una firma mensual.
4. Gestión de pausas no regladas
Para gestionar pausas como tiempo para fumar, tomar café o asuntos personales, se puede establecer una bolsa diaria de tiempo disponible (por ejemplo, una hora). Este tiempo se descontará automáticamente del total de presencia al final de la jornada.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la normativa de registro de jornada puede acarrear:
- Sanciones administrativas para la empresa.
- Sanción disciplinaria al empleado en caso de desobediencia a las instrucciones establecidas por la empresa.
Dada la complejidad y las posibles repercusiones legales, es vital que las empresas implementen un sistema de control eficaz y cumplan con las disposiciones legales.
¿Necesita ayuda con el registro de jornada?
En Ercilla Asesores contamos con un equipo de expertos que le guiará en el cumplimiento de esta normativa. Le ayudamos a implementar sistemas efectivos y a adaptar sus prácticas empresariales para evitar sanciones y mejorar la gestión de su equipo.
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