La digitalización de las relaciones con la Administración da un nuevo paso. El pasado 1 de junio se publicó en el BOE la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que modifica la regulación de las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social.
La norma entrará en vigor el próximo 1 de septiembre de 2026 y amplía los colectivos de personas físicas obligadas a recibir sus notificaciones exclusivamente por medios electrónicos.
¿Qué cambia?
La principal novedad consiste en incorporar a nuevos beneficiarios y solicitantes de prestaciones de la Seguridad Social al grupo de personas obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración.
A partir de septiembre deberán recibir sus notificaciones por vía electrónica:
- Las personas solicitantes o beneficiarias de prestaciones por Incapacidad Temporal (IT).
- Las personas interesadas en procedimientos de Incapacidad Permanente (IP).
- Los solicitantes o perceptores de prestaciones por lesiones permanentes no incapacitantes.
Hasta ahora, muchas de estas comunicaciones podían realizarse mediante correo postal. Con la nueva regulación, la vía electrónica pasa a convertirse en el canal ordinario y obligatorio.
Objetivo de la medida
La Seguridad Social pretende agilizar la gestión de los expedientes y reducir las incidencias derivadas de las notificaciones postales que no llegan a su destinatario o lo hacen con retraso.
La reforma tiene especial relevancia en los procedimientos de incapacidad temporal e incapacidad permanente, donde determinadas resoluciones, como las altas médicas o la extinción de prestaciones, producen efectos económicos inmediatos.
Gracias a la notificación electrónica, la Administración podrá comunicar estas resoluciones de forma más rápida y eficaz, ajustando con mayor precisión la situación administrativa a la realidad clínica de la persona trabajadora.
¿Existen excepciones?
Sí. Aunque determinados colectivos estén obligados a recibir notificaciones electrónicas, la norma mantiene algunos supuestos en los que la Administración podrá utilizar medios no electrónicos:
-Comparecencia presencial: Cuando la persona interesada acuda voluntariamente a una oficina de la Seguridad Social y solicite recibir la notificación en ese momento.
-Necesidad de entrega directa: Cuando la eficacia del acto administrativo requiera la intervención personal de un empleado público.
-Razones de urgencia: Cuando la utilización de medios electrónicos resulte incompatible con el principio de celeridad administrativa.
-Ausencia de datos de contacto electrónico: Si la entidad gestora no dispone de los datos necesarios para realizar los avisos asociados a la notificación electrónica, podrá recurrir excepcionalmente al envío postal. En ese caso, se informará al interesado para que facilite un correo electrónico o teléfono móvil para futuras comunicaciones.
Un aspecto clave: la notificación puede producir efectos, aunque no se consulte
Una notificación electrónica se entiende practicada cuando se accede a su contenido. Si no se consulta, se considera rechazada una vez transcurridos diez días naturales desde su puesta a disposición en la Sede Electrónica de la Seguridad Social. A partir de ese momento, el procedimiento puede continuar y comenzar a computarse los plazos correspondientes.
Aunque la Seguridad Social remita un aviso al correo electrónico o al teléfono facilitados, dicho aviso tiene carácter meramente informativo. Por eso es importante revisar directamente la Sede Electrónica y mantener actualizados los datos de contacto.
Ese plazo de diez días está establecido expresamente en la normativa de notificaciones de la Seguridad Social. Orden ISM/903/2020 en el BOE.
¿Qué deben hacer las personas afectadas antes del 1 de septiembre?
La entrada en vigor de esta obligación hace recomendable realizar algunas comprobaciones previas:
- Verificar que se dispone de un medio válido de identificación electrónica (Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico).
- Comprobar que el acceso a la Sede Electrónica de la Seguridad Social funciona correctamente.
- Revisar y actualizar, en su caso, el correo electrónico y el número de teléfono móvil facilitados a la Administración.
- Familiarizarse con el sistema de notificaciones electrónicas para evitar incidencias futuras.
Impacto para empresas y asesorías
Aunque la obligación de recibir las notificaciones corresponde a la persona interesada, esta modificación tendrá una repercusión práctica en empresas, departamentos de Recursos Humanos, graduados sociales y despachos profesionales.
La gestión de procesos de incapacidad temporal e incapacidad permanente exigirá un mayor seguimiento de las comunicaciones electrónicas para evitar retrasos, pérdidas de plazo o situaciones derivadas del desconocimiento de una resolución ya notificada.
Por ello, resulta aconsejable informar a las personas trabajadoras y clientes sobre este cambio normativo con suficiente antelación.
Un paso más en la digitalización de la Seguridad Social
La ampliación de los colectivos obligados a relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social se enmarca en la estrategia de modernización y digitalización de las Administraciones Públicas.
La medida persigue una gestión más ágil, eficiente y segura de las prestaciones, reduciendo la dependencia del correo postal y facilitando que las resoluciones administrativas produzcan efectos de manera más inmediata.
Con la entrada en vigor prevista para el 1 de septiembre de 2026, empresas, profesionales y personas beneficiarias de prestaciones disponen de los próximos meses para adaptarse a este nuevo escenario de comunicación electrónica obligatoria.
En Ercilla Asesores ayudamos a empresas y profesionales de Bizkaia a gestionar correctamente sus obligaciones laborales y las comunicaciones recibidas de la Seguridad Social.