Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus personas trabajadoras, independientemente de si el contrato es a tiempo completo o parcial.
Este control debe incluir la hora de entrada, salida, pausas y otros tiempos no efectivos como desplazamientos o formación.
Requisitos actuales del registro horario
Para cumplir correctamente con esta normativa, las empresas deben:
- Contar con un calendario laboral anual ajustado al convenio colectivo aplicable.
- Establecer horarios definidos para cada persona trabajadora.
- Registrar horarios de entrada y salida, incluyendo pausas, desplazamientos, formación, etc.
- Controlar los tiempos no efectivos (descansos, pausas, gestiones personales…), recomendando establecer una “bolsa de tiempo” diaria, por ejemplo, de una hora.
- Tener en cuenta que no todo exceso de jornada implica horas extraordinarias si existe una distribución irregular de jornada.
Conservación de registros
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles en caso de requerimiento por la Inspección de Trabajo.
Novedades normativas
El Consejo de Ministros ha aprobado un proyecto de ley que obligará a implantar sistemas de fichaje digitales. Actualmente está en trámite parlamentario.
- Se espera su entrada en vigor antes del verano de 2025, con un período de adaptación de hasta 6 meses.
- Si no se aprueba antes del verano, su aplicación se retrasará a principios de 2026.
Convenio Colectivo de Hostelería de Bizkaia (publicado el 30/04/2025)
Este convenio introduce medidas específicas de control horario digital para las empresas del sector:
- Las empresas con más de 5 personas trabajadoras a jornada completa en cómputo anual deberán implantar un sistema de registro digital.
- Se establece un plazo de carencia de un año, hasta el 30 de abril de 2026, para la implantación del sistema.
- Las empresas con 5 o menos personas trabajadoras deberán cumplir con esta obligación antes del 31 de diciembre de 2027.
Recomendaciones para las empresas
- Se recomienda optar por sistemas electrónicos frente a registros manuales, ya que facilitan el cumplimiento legal y la gestión interna.
- En caso de usar hojas de registro en papel, estas deben contar con la firma diaria de la persona trabajadora. No es válida una única firma mensual.
- El incumplimiento puede conllevar sanciones económicas para la empresa, y también sanciones disciplinarias internas para la persona trabajadora si incumple instrucciones empresariales.
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